Анонс подій
Подій не заплановано
Пошук
Посилання
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Загальні засади державної політики у сфері електронного документообігу
Загальні засади державної політики у сфері електронного документообігу

Поділитися новиною:

Загальні засади державної політики у сфері електронного документообігу

Інформує відділ взаємодії з суб'єктами державної реєстрації та підвищення кваліфікації державних реєстраторів Управління державної реєстрації Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Харків)

Управлінська діяльність органів державної влади та органів місцевого самоврядування здійснюється шляхом видання організаційно-розпорядчих документів. Документація використовується як спосіб та засіб реалізації функцій управління. При цьому в документах зосереджується інформація, яку необхідно надійно зберігати протягом певного часу. Нормами сьогодення стає поступовий перехід як органів державної влади, так і суб’єктів приватного бізнесу на ведення електронного документообігу.

Державне регулювання у сфері електронного документообігу, перш за все, спрямовано на:

  • реалізацію єдиної державної політики електронного документообігу;
  • забезпечення прав і законних інтересів суб’єктів електронного документообігу;
  • нормативно-правове забезпечення технології оброблення, створення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів.

Відносини, пов’язані з електронним документообігом та використанням електронних документів, регулюються Конституцією України, Цивільним кодексом України, законами України "Про інформацію", "Про захист інформації в автоматизованих системах", "Про державну таємницю", "Про телекомунікації", "Про обов’язковий примірник документів", «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронні довірчі послуги», "Про Національний архівний фонд та архівні установи", Порядком використання електронних довірчих послуг в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, підприємствах, установах та організаціях державної форми власності, затвердженним постановою Кабінету Міністрів України від 19.09.2018 №749, а також іншими нормативно-правовими актами, Типовою інструкцією з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 №55 (далі - Типова інструкція).

Документування управлінської інформації в державних установах здійснюється в електронній формі із застосуванням кваліфікованого електронного підпису, кваліфікованої електронної печатки та кваліфікованої електронної позначки часу, крім випадків наявності обґрунтованих підстав для документування управлінської інформації у паперовій формі, якими визнаються:

  • документи, що містять інформацію з обмеженим доступом, вимога щодо захисту якої встановлена законом;
  • електронні документи, що не можуть бути застосовані як оригінал згідно з вимогами закону;
  • документи, вимога щодо опрацювання яких у паперовій формі встановлена актами Кабінету Міністрів України.

Ефективна організація електронного документообігу передбачає:

  • проходження документів в державній установі найкоротшим шляхом;
  • скорочення кількості інстанцій проходження документів (зокрема, під час погодження);
  • уникнення дублетних операцій під час роботи з документами;
  • централізацію (здійснення однотипних операцій з документами в одному місці);
  • усунення ручних рутинних операцій, які можна автоматизувати.

Державні установи організовують діловодство на підставі власної інструкції з діловодства, що розробляється на підставі Типової інструкції та з урахуванням інших актів законодавства.

Діловодство установи, організація обміну електронними документами з іншими установами здійснюються виключно з використанням системи електронного документообігу установи, інтегрованої до системи взаємодії. У разі відсутності в установі системи електронного документообігу установа для організації листування з іншими установами використовує спеціальний веб-модуль системи взаємодії.

Система електронного документообігу установи повинна відповідати вимогам законодавства до форматів даних, сервісу інтеграції до системи взаємодії та вимогам нормативно-правових актів у сфері захисту інформації.

Проходження в діловодстві установи одного і того ж документа в електронній та паперовій формі не допускається.

До електронних документів, підписаних (погоджених) із застосуванням кваліфікованого електронного підпису або засвідчених кваліфікованою електронною печаткою, вимагати відтворення візуального підпису або відбитка печатки незалежно від особливостей оформлення документів не допускається.

Використання кваліфікованої електронної позначки часу під час накладання кваліфікованого електронного підпису або кваліфікованої електронної печатки є обов’язковим.

Згідно із п.38 Типової інструкції вхідні, внутрішні, вихідні, інші документи незалежно від форми їх створення, підготовлені в установі, реєструються в системі електронного документообігу, а у разі її відсутності вхідні та вихідні документи реєструються у веб-модулі системи взаємодії. Реєстрація вхідної кореспонденції здійснюється реєстратором лише після проведення попереднього розгляду документа.

Перелік електронних документів, які потребують засвідчення кваліфікованою електронною печаткою, визначається інструкцією з діловодства установи на підставі актів законодавства.

Одним із головних елементів електронного документообігу є кваліфікований електронний підпис, яким засвідчується електронний документ. Як зазначено в п.23 ч.1 ст.1 Закону України «Про електронні довірчі послуги» кваліфікований електронний підпис це удосконалений електронний підпис, який створюється з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису і базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа.

Електронний цифровий підпис дає змогу підтвердити цілісність електронного документу, тобто його захищеність від несанкціонованого спотворення, руйнування або знищення в процесі руху від відправника до одержувача, та ідентифікувати підписувача.

Електронний цифровий підпис накладається за допомогою особистого ключа та перевіряється за допомогою відкритого ключа. Особистий ключ має бути відомий лише його володільцеві. Відкритий ключ доступний всім учасникам електронного документообігу.

Отже, електронний цифровий підпис спрямований на спрощення та прискорення документообігу між суб’єктами господарювання.

Головне завдання електронного документообігу полягає в підвищенні ефективності та якості роботи підприємства за рахунок впровадження системи прозорості руху документів і контролю за їх виконанням. Електронний документообіг насамперед пов`язаний з будовою єдиного інформаційного середовища підприємства. Тому він має бути впроваджений на всіх робочих місцях пов`язаних зі створенням, редагуванням і зберіганням інформації.

 

 

Web-адреса: novovodolaga-rda.gov.ua/news/id/2759 | Переглядів: 284Дата публікації: 09:58 26.11.2020